1. Defina o real objetivo da comunicação.
Tudo começa com a clara definição do objetivo a ser atingido com a comunicação. Pergunte a si mesmo: Que resultado pretendo atingir com essa comunicação? (Pode ser administrar um conflito, receber uma informação, fechar um negócio, vender a idéia de um projeto, aumentar a produção etc.). Pode parecer estranho, porém mais de 30% das comunicações feitas em empresas são de caráter ambíguo, dando margem a muitas interpretações por parte de quem as recebe.
2. Seja objetivo, claro e conciso.
Nada é mais irritante e enfadonho do que o interlocutor se perder em devaneios, ser impreciso e ambíguo quanto a detalhes ou então desviar-se constantemente do objetivo da conversação. O assunto não flui, enquanto que o desconforto e a ansiedade crescem. Os pontos básicos de uma boa comunicação são: seja objetivo (vá direto ao ponto), claro (vá por etapas, não deixe margem à dúvidas sobre o que você está dizendo, não misture um assunto com outro) e conciso (não diga em cinqüenta palavras o que pode dizer em dez). Isso não significa que você deva ter uma atitude seca e pouco acessível. É justamente o oposto.
Sua atitude deve ser simpática, deixando o outro tranqüilo. Apenas não confunda simpatia com dispersividade.
3. Respeite a outra pessoa.
Já conversou com alguém (por exemplo, seu chefe ou diretor) que é interrompido a todo instante por pessoas que entram na sala, ou por telefonemas, ou que a cada momento alguém pede licença para tratar de um assunto rápido, ou seu interlocutor faz algumas inofensivas ligações e coisas do gênero? Gostou da experiência? Já indagou se você mesmo não vem fazendo isso mesmo com outras pessoas que se dirigem a você? Durante um diálogo,evite se mexer ou virar muito de um lado para o outro, não atenda nem dê telefonemas, evite interrupções de outras pessoas (é horrível depois ter que ouvir: Onde foi que paramos mesmo?).
Evite ao máximo expressões regionais, gírias ou jargões técnicos. Sobretudo não se irrite nem se mostre aborrecido se o interlocutor expressar ponto de vista diferente dos seus ou não concordar com o que você falou.Tranqüilidade, diálogo e boa vontade dissolvem qualquer desentendimento.
4. Demonstre interesse pelo interlocutor, mantendo contato visual.
Olhe nos olhos da outra pessoa, mostre que está interessado no que ela diz meneando a cabeça em sinal de concordância e assuma uma postura de quem presta atenção. Deixe que perceba que você se importa com o que ela está dizendo.
5. Coloque-se no lugar da outra pessoa.
Evite falar “economes”, utilize o universo lingüístico familiar à outra pessoa e considere também o nível intelectual de quem está a sua frente. Instruções vernaculares podem ser ótimas para cientistas ou diretores letrados, mas não farão nenhum sucesso junto ao porteiro ou o contínuo, que ficarão talvez desnorteados.
Ponha-se no lugar do outro,pergunte-se se o que está dizendo faz sentido para ele.
6. Não interrompa quando o outro estiver falando.
É como falar de boca cheia: uma grosseria. Deixe o interlocutor expressar sua idéia ou ponto de vista e só então responda. Muitas pessoas se tornam tão insensíveis, que interrompem sistematicamente quem fala, como se só elas tivessem algo de importante para dizer. No entanto, é preciso ressaltar que certas interrupções são válidas e até enriquecem o diálogo, quando feitas de forma apropriada. É o assunto do próximo item.
7. Pergunte.
Perguntas oportunas facilitam o diálogo e fazem fluir o assunto, desde que não o transforme num interrogatório policial. As perguntas esclarecem pontos obscuros; auxiliam pessoas tímidas a se expressarem e a desenvolverem seu raciocínio; fazem pessoas dispersivas voltarem ao assunto, forçando-as a irem direto ao ponto; fazem os indivíduos se sentirem valorizados, injetando-lhes confiança ao dialogarem. Mas, sobretudo, fazer perguntas demonstra que você leva a sério a obtenção de informações, além de o auxiliarem a estabelecer o ritmo do diálogo.
Faça boas perguntas e seja um ouvinte atento.
8. Confirme o que foi entendido.
No desenrolar da conversação, em determinados momentos, confirme o que foi dito para checar se o que você entendeu é o que o outro falou e vice-versa. Use frases do tipo: Pelo que estou entendendo, o projeto B sofrerá um atraso: em vez de iniciar no dia 14, ele só começará no dia 28 de outubro, ou: Portanto, repetindo, Alice e Mário farão a pesquisa de mercado juntos, mas o processamento e o diagnóstico serão feitos somente pela Alice, já que Mário terá de participar de outra pesquisa em seguida.
9. Faça anotações.
Anote os pontos mais importantes do diálogo escrevendo palavras-chave, frases relevantes, números, datas, pessoas envolvidas, custos, etc. Assim você se lembrará sem dificuldade do que foi dito quando tiver de voltar ao assunto durante e depois da conversação. Porém, evite ficar escrevendo o tempo todo, pois poderá não acompanhar tudo o que foi dito ou até mesmo intimidar o interlocutor com a sua caneta implacável. Só anote o essencial.
10. Preste atenção às mensagens não-verbais (suas e as do interlocutor).
Estudos mostram que expressamos apenas 7% do significado de uma mensagem por meio de palavras.Trinta e oito por cento são transmitidos pelo tom de voz; e 55%, pela linguagem corporal. Logo, comunicamos 93% de uma mensagem de modo não-verbal, por meio da nossa postura, dos gestos, do tom de voz etc. Deve existir coerência entre a nossa linguagem verbal e não-verbal.Se não houver consistência entre ambas, o resultado será uma distorção de comunicação e o interlocutor sempre acreditará, não no que foi dito, mas no que ele viu e sentiu (a mensagem não-verbal). Desse momento em diante, ele passará a prestar atenção em sua postura e ignorará as palavras.
11. Faça um resumo final.
Terminada a conversação, faça um resumo dos principais pontos acordados:o que será feito, quem o fará, quando, como, a que custo. Isso servirá, primeiramente, para confirmar se é esse o entendimento da outra parte e, em segundo lugar, se nada de importante foi omitido.
Ernesto Artur Berg
FONTE:
www.quebrandobarreiras.com.br
